Masalah Umum yang Sering Terjadi di Mesin Absensi

Apakah kantormu menggunakan mesin absensi ? Tentu saja kamu tidak bernyanyi dengan alat yang satu ini. Mesin absensi merupakan alat yang sangat penting bagi perusahaan untuk menjaga kehadiran karyawan. Tapi siapa sangka, mesin absensi juga rentan mengalami beberapa masalah yang dapat mengganggu pengoperasiannya. Kamu perlu tahu ini apa yang menyebabkan masalah tersebut dan bagaimana cara penanganannya agar masalah segera teratasi dan absensimu kembalu dicatat.

Masalah yang terjadi bisa disebabkan oleh 2 hal, yaitu :

1. Karyawan absen dengan sidik jari yang tidak terdaftar

Hal pertama yang memungkinkan kamu tidak bisa absen adalah karena kamu absen menggunakan sidik jari yang tidak terdaftar. Hal ini tentunya menyebabkan masalah dalam pencatatan absensimu dan memerlukan waktu tambahan untuk menemukan sidik jari mana yang benar-benar terdaftar di mesin absensi.

2. Sidik jari karyawan tidak terbaca dengan benar

Ada beberapa faktor yang menyebabkan mesin absensi sulit untuk mengidentifikasi sidik jari. Contohnya seperti sidik jari yang kering, kotor atau basah. Jika sidik jari tidak bisa terbaca dengan benar oleh mesin absensi, menyebabkan maka kecatatan dalam absensi dan pastinya kamu butuh waktu tambahan untuk melembabkan, membersihkan atau mengeringkan sidik jarimu agar keseluruhan pola sidik jarimu bisa terbaca oleh mesin absensi.

Masalah dari Mesin Absensi:

1. Mesin absensi tidak berfungsi

Apa ada yang pernah mengalami kondisi mesin yang macet, nyala mati sendiri atau bahkan mati total? Kondisi mesin yang tidak berfungsi ini bisa jadi disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu adaptor yang tidak terpasang dengan benar dan data absensi yang kelebihan beban. Akibatnya suplai daya listrik pada mesin absensi menjadi tidak stabil, ditambah dengan data yang sudah kelebihan beban membuat kondisi masin semakin tidak karuan.

Untuk mengatasinya, kamu bisa ganti dengan adaptor yang baru dan backup data absensi ke komputer lalu menghapus data yang ada di mesin jika memang sudah tidak ada ruang yang tersisa. Namun jika kedua faktor tersebut sudah mempengaruhi perangkat keras mesin terhadap masalah yang lebih serius, maka sebaiknya panggil teknisi yang berpengalaman untuk memperbaiki masalah tersebut.

2.Mesin absensi lambat hingga tidak bisa menerima absensi

Mesin absensi menjadi lambat hingga tidak bisa menerima absensi bisa dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu:

• A. Sensor permukaan: Pertama yang harus dilakukan adalah memeriksa permukaan sensor mesin absensi. Jika sensor terlihat kotor atau buram maka dapat menghambat mesin absensi untuk membaca sidik jari atau kartu. Jadi seringlah membersihkan sensor dengan kain yang lembut atau bisa juga menggunakan lap mikrofiber berulang kali hingga bersih.
• B. Kapasitas penyimpanan data: Tiap mesin absensi memiliki batas kapasitas yang bepengaruh ke sistem mesin. Semakin banyak data yang tersimpan, maka semakin lama juga proses identifikasinya. Jadi pastikan sering memeriksa kapasitas mesin dan baik menghapus data yang sudah diunduh secara berkala agar kinerja mesin tidak terlalu berat.

3. Tampilan mesin absensi yang tidak sesuai

Masalah lain yang muncul pada mesin absensi adalah tampilan mesin absensi tidak sesuai atau tidak jelas, misalnya seperti ketidaksesuaian jam dan tanggal yang mengakibatkan masalah dalam perhitungan jam kerja dan gaji. Kamu harus melakukan tidakan dengan cara mengecek menu pengaturan tanggal dan waktu, lalu sesuaikan dengan zona waktu wilayahmu. Jika keesokan harinya mesin kembali mengalami ketidaksesuaian maka, kemungkinan kendala berasal dari baterai c-mos yang perlu diganti di service center tempatmu membeli mesin absensi tersebut.

4. Mesin absensi tidak terkoneksi ke komputer

Masalah yang satu ini paling sering dialami oleh pengguna mesin absensi, biasanya masalah ini sering terjadi saat kamu berpindah komputer. Hal pertama yang perlu dilakukan adalah memeriksa kabel jaringanmu apakah lepas atau putus. Jika kamu menggunakan koneksi wifi pastikan sudah terkoneksi dengan mesin absensi, kemudian lakukan perubahan ulang IP komputer dari dinamis ke statistik, lalu samakan software IP dengan IP mesin absensimu.

5. Mesin absensi rentan terhadap manipulasi

Sebagian mesin absensi masih ada yang hanya bisa didownload menggunakan flashdisk. Meskipun fitur ini termasuk jadul, namun kenyataannya memang inilah yang paling familiar. Saking familiarnya hanya ada oknum karyawan yang nakal dan menemukan celah untuk manipulasi mesin absensi. Semoga kamu bukan salah satunya, hal ini tentunya tidak menguntukan untuk semua pihak karena menyebabkan masalah dalam perhitungan jam kerja dan gaji. Dalam mengatasi masalah di mesin absensi, penting untuk tetap tenang dan tidak memaksakan solusi yang tidak tepat itulah mengapa kantormu harus memilih mesin absensi yang canggih dan terpercaya.