Cara memilih mesin absensi
Apa pun jenis bisnis yang dijalankan, setiap perusahaan sudah seharusnya memiliki alat absensi karyawan. Dengan mesin ini, Anda bisa memantau kedisiplinan karyawan dan meminimalkan terjadinya praktik curang di perusahaan.
Ada beberapa kegunaan mesin absensi karyawan yaitu.
- Sistem absensi yang menggunakan mesin akan meningkatkan produktivitas karyawan secara efektif dan efisien.
- Lingkungan kerja menjadi lebih aman karena ada mesin absensi yang juga berfungsi sebagai pengunci pintu ruang.
- Dengan mesin absensi, anda bisa melakukan input jam kerja yang lebih akurat karena perekaman waktu dilakukan real time.
- Alat absensi karyawan bermanfaat untuk menghindari kesalahan cacat sehingga bisa menghemat uang perusahaan.
Cara memilih mesin absensi
Mesin absensi tentunya akan memudahkan pekerjaan Anda saatingin membuat perhitungan gaji. Namun, sebelum menentukan pilihan, mari simak hal-hal yang perlu Anda perhatikan ketika memilih.
1.Sesuaikan mesin absensi berdasarkan tipenya
Secara garis besar, mesin absensi tersedia dalam empat tipe. Keempat tipe tersebut adalah tipe kartu, tipe USB/SD compatible, tipe kartu IC/RFID, dan autentikasi biometrik. Agar makin jelas, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu karakteristiknya masing-masing.
Tipe kartu,sangat mudah digunakan dan kompatibel dengan USB/SD
Ada dua jenis mesin absensi tipe kartu yang paling umum dijumpai. Tipe kartu yang tidak bisa terhubung dengan komputer, dan tipe kartu yang terhubung dengan komputer melalui USB/SD.
- Mesin absensi tipe kartu yang tidak dapat terhubung ke komputer sangat mudah digunakan. Anda cukup memasukkan sebuah kartu tebal ke dalam mesin, lalu tanggal dan waktu akan tercetak otomatis. Sayangnya, tipe ini kurang efisien karena membutuhkan banyak waktu saat menghitung gaji.
- Mesin absensi tipe kartu yang kompatibel dengan penyimpan data USB dan SD akan menghemat waktu saat melakukan penghitungan gaji. Pasalnya, Anda bisa langsung mentransfer data absensi karyawan ke komputer. Namun, Anda tetap perlu membeli kartu secara berkelanjutan untuk kebutuhan absensi.
Tipe IC, sangat efisien dan aman
Tipe IC adalah mesin absensi yang menyimpan data kehadiran dengan cara menempelkan kartu saja. Mesin tipe ini mampu mengirim data kesuatu sistem khusus melalui jaringan. Deengan begitu, anda tidak perlu lagi melakukan pengiriman data secara manual ke komputer.
Tipe biometrik sangat praktis digunakan
Mesin tipe biometrik akan merekam kehadiran karyawan dengan menggunakan sidik jari atau pemindaian wajah. Dengan mesin seperti ini, Anda tidak perlu khawatir lagi mengenai kemungkinan kartu hilang atau tertinggal.
Akan tetapi, penggunaan mesin biometrik kadang kala menyulitkan dan membutuhkan waktu lama. Selalu ada saja beberapa orang yang tidak teridentifikasi sidik jari maupun wajahnya oleh mesin.
2.Pilih mesin absensi yang dapat diatur tanggalnya sesuai keperluan
Mesin absensi biasanya mencetak catatan kehadiran dari tanggal satu sampai dengan akhir bulan. Hal ini tidak menjadi masalah apabila tanggal penutupan untuk penghitungan gaji sama dengan tanggal terakhir setiap bulan. Kenyataannya, tanggal penutupan penghitungan gaji dengan tanggal pembayaran gaji setiap perusahaan bisa berbeda-beda.
3.Tentukan mesin absensi berdasarkan kemudahan pengguna
Mesin absensi adalah mesin yang digunakan setiap hari kerja di perusahaan. Tentu saja administrator perlu memilih mesin yang mudah diambil datanya, tetapi kenyamanan pengguna tidak kalah penting untuk dipertimbangkan.
